Система управления персоналом. Разработка или доработка CRM/ERP?

Всем доброго дня!
Компании необходим софт для HR-отдела.

Описание, того что нужно чуть ниже. На данный момент стоит выбор между разработкой под себя и допиливанием существующей CRM/ERP системы.

Смотрели Terrasoft - неудобный на мой взгляд интерфейс, большое кол-во ненужного функционала, большой объем необходимых доработок + довольно высокая плата за лицензию

Используем Vtiger CRM для интеграции с офисной телефонией - отличный интерфейс но по сути это CRM и также необходимы существенные доработки конфигурации и разработки под наши нужды. Веду поиск адекватных подрядчиков в этом направлении.

Интересует Ваше мнение какой вариант будет оптимальным для подобной задачи?

Замечания, комментарии по поводу ТЗ приветствуются:)

Краткое описание необходимого программного обеспечения

У нас есть порядка 250 активных сотрудников, информация о кандидатах и уволенных
Все это сейчас хранится на google drive в различных таблицах.

Что мы хотим:

Автоматизированную систему учета персонала

Учетные карточки всех сотрудников

Документы по каждому сотруднику: сканы бумажных документов и электронные доки. Хранение в базе либо интеграция с google docs

Учет финансовых показателей деятельности сотрудников.

Учет рабочего времени, отпусков, больничных

Организационная структура компании в виде графической схемы по данным учетных карт сотрудников

Активности (обучение, спорт, поездки), учет затрат по сотрудникам/активностям

Рекрутинг (расчет места в очереди для кандидатов, смена статуса соискателя/сотрудника при приеме/увольнении)

Уведомления в Телеграм и на email:
напоминания про активности для участников и ответственных за проведение сотрудников
напоминания о торжественных датах сотрудников и членов их семей
при приеме на работу соответствующим отделам (IT, безопасность и т.п.)
отправка сообщений выделенной в результате фильтра/поиска группе сотрудников

Интерфейс
Простой/Расширенный поиск
Быстрый алфавитный поиск
Фильтры, сохранение результатов поиска как шаблон фильтра
Выделение нескольких/всех записей на странице/в базе
Экспорт выделенных/результатов поиска или применения фильтра в excel
Массовое изменение/удаление выделенных записей

Аналитика
Построение отчетов с одной основной и одной связанной таблицей, выбор требуемых полей, условий на значение полей, возможность группировки по категориям, вычисление средних/суммарных/минимальных/максимальных значений по категориям
Возможность сохранения, изменения отчетов
Экспорт результатов отчета в excel

Импорт/Экспорт данных
Импорт данных о фактическом рабочем времени по данным СКД из excel таблицы
Импорт данных о финансовых показателях сотрудников из excel таблицы

Разграничение прав доступа к информации и действиям на основе шаблонов ролей
В системе необходимо реализовать гибкую систему управления правами пользователей с возможностью создания и сохранения шаблонов (ролей). Нужна настройка прав доступа к данным сотрудников, к настройкам разрабатываемой системы, к действиям пользователя в системе.

Официальный документооборот
Создание экземпляра урезанной БД с ограниченным данными и функционалом для аутсорс бухгалтерии. Регулярная синхронизация основной БД с аутсорсной по определенному перечню данных: размер зп, даты отпуска, увольнения/прием на работу.

Ссылка на подробный бриф https://goo.gl/Lz2SRH
Cсылка на описание хранимых системой данных https://goo.gl/CGv77f

Иван Бородай,

ПМСМ, говорить о "системе" HR как-то не совсем правильно. Это примерно то же самое, как рассматривать отдельно взятое "колесо" как "систему движения". Как отдельно взятое колесо должно быть частью системы "автомобиль" и четко соответствовать параметрам остальных колес и ходовой части автомобиля, точно так же и HR не может быть отдельной системой. Не навязываю - ПМСМ.

Ну вот, например:

Иван Бородай
Учет финансовых показателей деятельности сотрудников.

Откуда вы будете брать эти самые "финансовые показатели деятельности сотрудников"? Из самой HR-системы?

Обычно речь идет не только о "финансовых показателях", а зачастую и "не столько" о них. Что такое "финансовые показатели", например, для бухгалтера, либо сотрудника АХО? Правильнее говорить о системе KPI, которая пронизывает бизнес посредством нацеленности на цели всего бизнеса, а через них на локальные цели подразделений и на цели их сотрудников - посредством мотивации и стимулирования, и выстраивания системы таким образом, чтобы совместить локальные интересы с более глобальными, и не просто совместить, а ПОДЧИНИТЬ локальные интересы глобальным. KPI должны базироваться не просто на "каких-то" показателях, которые берутся "вдруг откуда ни возьмись" - они должны опираться на то, что РЕГИСТРИРУЕТСЯ и то что МОЖНО ИЗМЕРИТЬ. А где оно регистрируется? Неужели в HR-системе? Неужели не в той, с которой непосредственно работает конкретный работник?

Иван Бородай
Учет рабочего времени, отпусков, больничных

Отлично. А как это всё будет стыковаться с тем же самым для целей бухгалтерского учета? В конце концов может существовать табель как исходный источник информации - при наличии полноценного табельного учета с помощью маленькой "армии" табельщиков. Но можно табель "формировать" иным способом - без табельщиков, только для этого определенным образом нужно выстроить бизнес-процессы, прописать регламенты. Начиная с обязательного информирования с вводом данных в соответствующую систему, что сегодня кто-то в командировке, кто-то заболел, и при этом имеет намерение принести больничный, а кто-то тоже заболел, но имеет намерение написать заявление на отпуск за свой счет на эти же дни. Сообщать о намерениях - вот, оказывается, что "архиважно" (как сказал бы ВИЛ). И система "сообщения о намерениях" - это не часть одного лишь HR, она должна пронизывать всё предприятие и все подразделения.

Ну, и просто мысли вслух... Что, ПМСМ, важно. Важно не забывать, что "всё течет и всё меняется". Меняются паспортные данные, фамилии, организационная структура, должности, оклады, сферы ответственности, функции... Много чего. Если это действительно "система", она должна хранить историю обо всех изменениях. Не должно быть такого, чтобы что-то новое требовало "задним числом" откорректировать то, что было прежде.

Garya

В конце концов может существовать табель как исходный источник информации - при наличии полноценного табельного учета с помощью маленькой "армии" табельщиков. Но можно табель "формировать" иным способом - без табельщиков, только для этого определенным образом нужно выстроить бизнес-процессы, прописать регламенты. Начиная с обязательного информирования с вводом данных в соответствующую систему, что сегодня кто-то в командировке, кто-то заболел, и при этом имеет намерение принести больничный, а кто-то тоже заболел, но имеет намерение написать заявление на отпуск за свой счет на эти же дни. Сообщать о намерениях - вот, оказывается, что "архиважно" (как сказал бы ВИЛ). И система "сообщения о намерениях" - это не часть одного лишь HR, она должна пронизывать всё предприятие и все подразделения.

табель есть всегда. он либо непосредственно вводится в систему (заводская система, табелировщики рисуют "8"-ки) либо работают "от отклонений" месяц в соответствии с рабочим графиком считается отработанным по дефалту и вносятся только отклонения (отпуска/больничные)

"невыходы на работу" которые могут трансформироваться потом в прогулы, больничный или отпуск - это тоже давно не новость в нормальных системах учета кадров и з/п

все давно придумано, тут нет места для изобретения велосипедов

Иван Бородай
Создание экземпляра урезанной БД с ограниченным данными и функционалом для аутсорс бухгалтерии. Регулярная синхронизация основной БД с аутсорсной по определенному перечню данных: размер зп, даты отпуска, увольнения/прием на работу.

очень интересно... расчет з/п где происходить то будет?

откуда в итоге будет формироваться 2-ндфл, 6-ндфл, отчетность по взносам, статистика?

или рядом будет стоять ЗУП? так зачем тогда огород городить - там из коробки процентов 60-70 (а может и больше, я не эксперт по зупу) наверное будет из коробки, остальное можно дорисовать. синхронизация с бухгалтерией опять же...

Пришелец-прораб
все давно придумано, тут нет места для изобретения велосипедов

С одной стороны - да. Но..... стоит начать мониторить рынок под свои "давно придуманные" хотелки, так вскоре понимаешь, что готовое либо уныло, либо супернаворочено, либо супердорого и сложно в доработке.

зы: Звал в гости, а адрес не назвал (с) : )

Garya
Иван Бородай, ПМСМ, говорить о "системе" HR как-то не совсем правильно. Это примерно то же самое, как рассматривать отдельно взятое "колесо" как "систему движения". Как отдельно взятое колесо должно быть частью системы "автомобиль" и четко соответствовать параметрам остальных колес и ходовой части автомобиля, точно так же и HR не может быть отдельной системой. Не навязываю - ПМСМ.

Вы правы. мы рассматриваем HR систему/модуль как часть общей ERP-системы предприятия. Начали с HR, так как основа нашего бизнеса люди, HR-отдел имеет необходимость и инициативу в вопросе автоматизации деятельности, мы имеем достаточно ресурсов для реализации подобного проекта. Задача автоматизировать сразу все требует других ресурсов и определенной готовности самой компании. В конце подробного брифа я писал о том что планируется введение еще двух модулей которые в целом и составят ERP-систему нашего предприятия. В случае успешного запуска HR-части задача на наш взгляд упростится, мы получим необходимые скиллы и опыт для дальнейшей разработки.

Garya
Ну вот, например: Иван Бородай Учет финансовых показателей деятельности сотрудников. Откуда вы будете брать эти самые "финансовые показатели деятельности сотрудников"? Из самой HR-системы?

Импорт/Экспорт данных
Импорт данных о финансовых показателях сотрудников из excel таблицы

Эти финансовые показатели очень специфичны для нашего бизнеса(торговля ценными бумагами), они уже существуют и формируются ежемесячно в Excel таблицах. В данном случае стоит задача их импортировать. Опять же в дальнейшем развитии системы предусмотрен Риск модуль где эти данные будут формироваться(как замена excel).
В HR-части фин показатели нужны для оценки эффективности обучения/конкурсов/корпоративных мероприятий/соц проектов и т.п. Т.е. мы хотим лучше представлять почему одни сотрудники успешнее других и как нам помочь тем, кому можно помочь.

Garya

Иван Бородай Учет рабочего времени, отпусков, больничных Отлично. А как это всё будет стыковаться с тем же самым для целей бухгалтерского учета? В конце концов может существовать табель как исходный источник информации - при наличии полноценного табельного учета с помощью маленькой "армии" табельщиков. Но можно табель "формировать" иным способом - без табельщиков, только для этого определенным образом нужно выстроить бизнес-процессы, прописать регламенты. Начиная с обязательного информирования с вводом данных в соответствующую систему, что сегодня кто-то в командировке, кто-то заболел, и при этом имеет намерение принести больничный, а кто-то тоже заболел, но имеет намерение написать заявление на отпуск за свой счет на эти же дни. Сообщать о намерениях - вот, оказывается, что "архиважно" (как сказал бы ВИЛ). И система "сообщения о намерениях" - это не часть одного лишь HR, она должна пронизывать всё предприятие и все подразделения.

На данный момент система оповещения о намерениях существует в виде тикет системы(OSticket), таблиц, календаря Google и человека в функц обязанности которого входит учитывать тикеты (болезни, отпуска и т.п.) По сути вместо того чтобы вводить эти данные в spreadsheets он будет это делать в разрабатываемой системе. Речь о справках от врача и т.п. не идет. В данный момент все работает на доверии и заинтересованости каждого сотрудника в конкретном результате своей деятельности который прямо выражен в фин показателях. Т.е. этот процесс уже есть и работает, он требует лишь подробного описания и реализации в новом поле.

Garya

Ну, и просто мысли вслух... Что, ПМСМ, важно. Важно не забывать, что "всё течет и всё меняется". Меняются паспортные данные, фамилии, организационная структура, должности, оклады, сферы ответственности, функции... Много чего. Если это действительно "система", она должна хранить историю обо всех изменениях. Не должно быть такого, чтобы что-то новое требовало "задним числом" откорректировать то, что было прежде.

Собственно да, мы регулярно обновляем все эти данные. Это есть в долностных обязанностях определенного сотрудника. Основные неудобства в том, что сейчас все разбросано по разным местам google drive сетевые шары на серверах и т.п. Сложно организовать разграничение прав доступа и их актуализацию, кто что когда менял(логгирование), и элементарно знать где что лежит и в какой степени актуальности.

Пришелец-прораб

Иван Бородай Создание экземпляра урезанной БД с ограниченным данными и функционалом для аутсорс бухгалтерии. Регулярная синхронизация основной БД с аутсорсной по определенному перечню данных: размер зп, даты отпуска, увольнения/прием на работу. очень интересно... расчет з/п где происходить то будет? откуда в итоге будет формироваться 2-ндфл, 6-ндфл, отчетность по взносам, статистика? или рядом будет стоять ЗУП? так зачем тогда огород городить - там из коробки процентов 60-70 (а может и больше, я не эксперт по зупу) наверное будет из коробки, остальное можно дорисовать. синхронизация с бухгалтерией опять же...

Всю официальную часть планируем отдать на аутсорс. Т.е. мы отдаем условному бухгалтеру показатели за месяц, список сотрудников, ЗП, отпуска-больничные. Он все считает правильно с точки зрения законадательства и результаты отдает в гос органы.

Почему не взяли за основу ЗУП - Наш бизнес специфичен, в нем результат труда и ЗП почти никак не зависит от посещения сотрудником офиса кол-ва отработанных часов и т.п., а исключительно от процента принятых им верных решений.
в ЗУП нет, как правило, нормальных мобильных приложений и интерфейсов, а нам очень хочется web независимости от программной и аппаратной платформы. С трудом предстваляю себе как сделать в ЗУП личный кабинет сотрудника куда он сможет заходить со смартфона, смотреть свои показатели за месяц, список мероприятий в которых он участвует и сможет подать заявку например на установку доп монитора. Также многие разработчики ЗУП живут в прошлом веке и лепят продукты для кадровиков и бухгалтеров, а нам нужен менеджерский продукт где главное удобство и скорость получения информации, использование нестандартных каналов коммуникации.

Иван Бородай,

Добрый день. Судя, потому, что Вы разработку под себя поставили первой, то и склоняетесь больше к этой версии.
Ну так и делайте под себя, в любом случае ответственность за выбор останется на вас самих.
В любом случае, главное люди, которое это будут делать, объединенные в команду одной целью.

Иван Бородай

Garya Ну вот, например: пропущено... Откуда вы будете брать эти самые "финансовые показатели деятельности сотрудников"? Из самой HR-системы? Импорт/Экспорт данных Импорт данных о финансовых показателях сотрудников из excel таблицы Эти финансовые показатели очень специфичны для нашего бизнеса(торговля ценными бумагами), они уже существуют и формируются ежемесячно в Excel таблицах. В данном случае стоит задача их импортировать. Опять же в дальнейшем развитии системы предусмотрен Риск модуль где эти данные будут формироваться(как замена excel). В HR-части фин показатели нужны для оценки эффективности обучения/конкурсов/корпоративных мероприятий/соц проектов и т.п. Т.е. мы хотим лучше представлять почему одни сотрудники успешнее других и как нам помочь тем, кому можно помочь.

А куда вы будете загружать эти данные?
Сами по себе HR модули не имеют никаких структур для хранения "данных о финансовых показателях сотрудников".
Скорее, эти показатели имеют отношение к продажам или к другим модулям.

Без финансов я бы на вашем месте внедрение не делал. Если вам интересны в первую очередь финансовые показатели сотрудников.
Вероятно, так как у вас деятельность завязана в первую очередь на людях, вы и используете термин HR. Но больше похоже на то, что вам нужен полноценный управленческий учет с добавлениями из HR.