Помогите понять основные категории документов

kormot
Дата: 27.02.2016 22:11:13
Добрый вечер Уважаемые!

Пишу потихоньку свою прогу для документооборота. Прошу вас помочь понять какие основные категории стоит закладывать в системе.

Под категориями я подразумеваю принципиально отличающиеся друг от друга наборы документов. Пока для себя выделил такие:
- Деловая переписка (приказы, заявления, вх/исх письма и т.п.)
- Бухгалтерские документы (Договора, счета, акты)
- Разные документы (... можно сказать файлопомойка)

Вопрос в том, не слишком ли много всего я засунул в "Разные документы", может имеет смысл ещё какие-то глобальные категории из неё вычленить?
Partisan M
Дата: 27.02.2016 23:51:16
Писать свою программу документооборота нет смысла, потому что их понаписано много.
Но обязательно должен быть вид документа поручение (со сроком исполнения, его переносами, отчётом по поручению и возможно перепоручениями. Должен быть контролёр, который может отличаться от выдавшего поручения. Предусмотреть случай, что поручение может быть выдано нескольким людям).
Приказ должен быть отдельным видом документов, так как у него есть специфические операции посылки на ознакомления и согласование (которое может быть циклическим).
Ещё нужный вид - договор. Автоматизация бухгалтерских документов кажется мало востребована. Договор не отнёс к бухгалтерским документам.
Сначала надо автоматизировать поручение и приказ.
skyANA
Дата: 28.02.2016 08:50:09
kormot
Добрый вечер Уважаемые!

Пишу потихоньку свою прогу для документооборота. Прошу вас помочь понять какие основные категории стоит закладывать в системе.

В виде чего Вы собрались их закладывать, что имеет значение их некое основное множество?
kormot
Дата: 28.02.2016 10:31:28
Partisan M
Писать свою программу документооборота нет смысла, потому что их понаписано много.
Но обязательно должен быть вид документа поручение (со сроком исполнения, его переносами, отчётом по поручению и возможно перепоручениями. Должен быть контролёр, который может отличаться от выдавшего поручения. Предусмотреть случай, что поручение может быть выдано нескольким людям).
Приказ должен быть отдельным видом документов, так как у него есть специфические операции посылки на ознакомления и согласование (которое может быть циклическим).
Ещё нужный вид - договор. Автоматизация бухгалтерских документов кажется мало востребована. Договор не отнёс к бухгалтерским документам.
Сначала надо автоматизировать поручение и приказ.

Да, это у меня теоретически всё (в голове) учтено. Прога которая пишется не подразумевается мега-системой на все случаи жизни для контор любого масштаба. А как упрощение текущей ситуации в фирме где я работаю.

Там куча стеллажей с документами, приходят спрашивают тот или иной договор за какой-нибудь лохматых год. И делов-то от документа - что просто надо его посмотреть.

В итоге решил всё это нахер оцифровать чтобы простой интерфейс для поиска документов был.

skyANA
В виде чего Вы собрались их закладывать, что имеет значение их некое основное множество?

Это множество не то чтобы прямо жестко прописано. Оно закладывается в таблице-справочнике. В которую затем добавить записи конечно можно для доп. категорий.

Просто в интерфейсе клиентов, для разных категорий будут разные способы навигации и поиска документов. Как то например:
В категории "Разные документы" поиск будет вестись лишь по строке и дате документа.
А в категории "Бухгалтерские документы" - будет поиск по контрагенту, по подписантам, активен/неактивен и т.п.
Идентификаторы элементов этого справочника за'define'ны в коде приложения, и для разных типов разный интерфейс для навигации по ним.
Garya
Дата: 28.02.2016 21:11:25
Полагаю, писать свою прогу подобного рода - сродни попыток изобрести велосипед.
Главное в этом вопросе - это вообще не умение писать программы, а понимание сути бизнес-процессов, регламентов, понимание бизнеса и систем ведения различного учета.

kormot
Под категориями я подразумеваю принципиально отличающиеся друг от друга наборы документов. Пока для себя выделил такие:
- Деловая переписка (приказы, заявления, вх/исх письма и т.п.)
- Бухгалтерские документы (Договора, счета, акты)
- Разные документы (... можно сказать файлопомойка)
У меня такое деление на категории вызывает недоумение.
Деловая переписка чаще всего в современном мире производится посредством email-сообщений, ICQ и инициируется зачастую заполненными заявками или заказами на сайте.
Приказы, заявления, письма, распоряжения - все они могут быть "первичными документа" с позиций ведения бухучета. Например, на основе письма может быть осуществлен возврат денег, либо взаимозачет задолженности - и письмо в этом случае является "первичным документом", на основании которого выполняются проводки в бухучете. На основании "заявления" на отпуск и "приказа" сотрудники не только выходят в отпуск, но и бухгалтерия получает основание для начисления отпускных. И т.д.

"Файлопомойка" также вызывает недоумение. Любой документ, например, договор или письмо может быть представлено либо электронным документом, в котором нет "живых подписей" и круглых синих печатей, а может быть представлено сканом, в которых они есть. А может быть представлено и тем, и другим, чтобы в случае необходимости можно было быстро сформировать новую редакцию или какой-то аналогичный документ для аналогичного случая.

Существуют регламенты для ведения учета входящей и исходящей корреспонденции, и соответствующие СЭД, которые преимущественно нацелены на автоматизацию канцелярии в государственных структурах с соблюдением требований ГОСТ - это СЭД исключительно для канцелярии, где регистрирую по всем правилам "входящую" и "исходящую" корреспонденцию, факсы, телетайпы, телефонограммы и т.п., и на этом, собственно, функции СЭД заканчиваются. Есть СЭД принципиально иного плана, которые ориентированы на коммерческие структуры, в которых значительно важнее отслеживать прохождение документов через множество различных подразделений и ответственных лиц, отслеживать изменения, которым подвергается документ (редакции), согласования, резолюции, "подвисшие" документы, по которым не получен ответ в заранее оговоренный срок (например, кто-то заболел).

Так что для начала следует разобраться, для чего вам нужна СЭД и нужна ли она вообще и кто и почему вдруг решил, что нужна, и при этом решение вопроса вдруг передали программисту, который к решению подобных вопросов имеет весьма отдаленное отношение (с не меньшим успехом могли передать и начальнику транспортного цеха).
Aleksandr_Khutornoy
Дата: 31.03.2016 12:24:42
Согласен с предыдущими ответами, 3 категории документов очень мало.
Для иллюстрации, в развитой и функциональной СЭД Directum, с которой мы работаем, в дистрибутиве:
- типов карточек документов - 14
- видов документов - около 70

На рынке много готовых решений, выберите себе по вкусу и бюджету. Ваши затраты на написание решения будут выше, чем приобретение готового продукта.
Cane Cat Fisher
Дата: 31.03.2016 17:54:57
kormot
А как упрощение текущей ситуации в фирме где я работаю.

Там куча стеллажей с документами, приходят спрашивают тот или иной договор за какой-нибудь лохматых год. И делов-то от документа - что просто надо его посмотреть.

В итоге решил всё это нахер оцифровать чтобы простой интерфейс для поиска документов был.


Тогда не надо ничего классифицировать и придумывать. Тип документа всего один: "бумажка". У нее есть реквизиты: год, номер (строка вида 1234/5678-24234), может еще какие-то (автор(ы), получатель(ли), темы), и ключевые слова (или просто ее текст).

Результатом поиска по реквизитам и ключевым словам будет номер "стеллажа" и "папки", где лежит "бумажка".

То есть это не система документооборота, а система поиска в архиве - этакий полу-бумажный гугль.